ความหมายของข้อมูล สารสนเทศ และเทคโนโลยีสารสนเทศ
ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อมูลดิบ หรือข้อเท็จจริงต่างๆ อาจเป็นข้อมูลที่แทนด้วยสัญลักษณ์ต่างๆ ที่แทนปริมาณหรือการกระทำต่างๆ ซึ่งยังไม่ผ่านการกลั่นกรองหรือประมวลผล อาจอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ ภาพ และเสียง เป็นต้น
คุณสมบัติของข้อมูลที่ดีจะต้องมีความถูกต้องเชื่อถือได้ ทันต่อความต้องการใช้งาน ตรงตามความต้องการใช้งาน มีปริมาณกะทัดรัด และสามารถตรวจสอบแหล่งที่มาได้
สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลต่างๆ ที่ผ่านการกลั่นกรองหรือประมวลผลแล้ว เป็นความรู้ที่สามารถนำไปใช้เป็นประโยชน์ตามความต้องการได้
การประมวลผลข้อมูล ( Data Processing )
สามารถจำแนกวิธีการประมวลผลตามลักษณะเครื่องมือที่ใช้ ได้ 3 วิธี คือ
1. การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing ) เป็นวิธีดั้งเดิม วิธีการประมวลผลไม่ซับซ้อน เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณไม่มาก และไม่เร่งด่วน มีการนำอุปกรณ์ธรรมดามาช่วย เช่น การใช้ลูกคิด กระดาษ ปากกา
2. การประมวลผลด้วยเครื่องจักรกล (Mechanical Data Processing) เป็นวิธีการประมวลผลที่อาศัยเครื่องจักรกลมาทำงานร่วมกับอุปกรณ์สำหรับการประมวลผลด้วยมือ เช่น เครื่องทำบัญชี
3. การประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing) เป็นวิธีการที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ซึ่งนำคอมพิวเตอร์มาใช้ประมวลผล เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณมาก ต้องการความรวดเร็ว ถูกต้อ
• งานที่มีปริมาณมาก
• งานที่ต้องการความรวดเร็ว
• งานที่ต้องการความถูกต้อง
• งานที่ต้องการความปลอดภัยของข้อมูล
• งานที่มีความซับซ้อนในการคำนวณ
• งานที่มีขั้นตอนและรูปแบบการทำงานซ้ำๆ
** สำหรับการประมวลผลด้วยเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ ยังสามารถแบ่งได้เป็น 2 วิธี คือ
1. การประมวลผลแบบแบทซ์ (Batch Processing ) เป็นวิธีที่ต้องใช้เวลารวบรวมข้อมูลตามช่วงเวลาที่กำหนด ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการประมวลผล วิธีนี้จะไม่มีการโต้ตอบกัน (Interactive) ระหว่างผู้ใช้กับคอมพิวเตอร์ จึงเรียกวิธีการประมวลผลแบบนี้ว่า ออฟไลน์ (off-line)
ข้อดี - เหมาะสำหรับบริษัทที่มีขนาดใหญ่ มีปริมาณมาก แต่ไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลทันที - ง่ายต่อการตรวจสอบ ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย
ข้อเสีย - ข้อมูลที่ได้ไม่ทันสมัย เนื่องจากมีกำหนดระยะเวลาในการประมวลผล
- เสียเวลาในการรวบรวมข้อมูล
2. การประมวลผลแบบอินเทอร์แอคทีฟ (Interactive Processing) เป็นวิธีที่ไม่ต้องรอเวลาในการเก็บรวบรวมข้อมูล เมื่อคอมพิวเตอร์ระบข้อมูลเข้าสู่ระบบก็จะทำการประมวลผลและให้ผลลัพท์ได้ทันที วิธีนี้ผู้ใช้และคอมพิวเตอร์จะมีการโต้ตอบกัน จึงเรียกวิธีการประมวลผลแบบนี้ว่า ออนไลน์ (on-line) เช่น การถอนเงินจากเครื่องถอนเงินอัตโนมัติ (ATM) เมื่อมีการถอนเงิน ยอดเงินในบัญชีจะมีการเปลี่ยนแปลงทันที
ข้อดี - สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่นำเข้าไปได้ทันที ข้อมูลที่ได้ทันสมัย
ข้อเสีย - มีโอกาสที่เกิดความผิดพลาดได้ การแก้ไขข้อผิดพลาดทำได้ยาก
เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology - IT) หมายถึง เทคโนโลยีต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูล การประมวลผล และการเผยแพร่สารสนเทศในรูปแบบต่างๆ
ระบบสารสนเทศ หมายถึง การไหลของข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์กรอย่างเป็นขั้นตอน ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูล การประมวลผล และการนำเสนอสารสนเทศ
กิจกรรมของระบบสารสนเทศพื้นฐานมี 3 ชนิด คือ Input, Process และ Output การทำงานจะเริ่มตั้งแต่การเปลี่ยนข้อมูลดิบที่เข้ามาทางด้าน Input โดยผ่านการประมวลผลหรือการกลั่นกรองให้เป็นสารสนเทศที่ออกมาทาง Output ผลลัพธ์ที่ได้จาก Output จะย้อนกลับไปยัง Input เพื่อให้มีการประเมินผลการทำงานต่อไป
ความจำเป็นของระบบสารสนเทศ
ข้อมูล ข่าวสารเป็นหัวใจหลักของการดำเนินงานในทุกๆ องค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรที่ดำเนินธุรกิจ การศึกษา ซึ่งบุคลากรของแต่ละองค์กรก็มีความต้องการใช้สารสนเทศที่แตกต่างกัน ได้แก่
ผู้บริหารระดับสูง (Top Manager) เช่น ปลัดกระทรวง อธิบดี ประธานบริษัท มีหน้าที่กำหนดทิศทาง วิสัยทัศน์ รวมทั้งการวางแผนในระยะยาว มักมีความต้องการสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์กรโดยสรุปของสภาพในอดีต ปัจจุบัน ตลอดจนแนวโน้มในอนาคต
ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Manager) เช่น ผู้อำนวยการ อธิการบดี มีหน้าที่รับนโยบายจากผู้บริหารระดับสูงมาวางแผนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ มักมีความต้องการสารสนเทศที่ค่อนข้างละเอียดของสภาพในอดีต ปัจจุบัน และแนวโน้มในอนาคต
ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operation Manager) เช่น เจ้าหน้าที่ฝ่ายต่างๆ มีหน้าที่ดูแลควบคุมด้านการปฏิบัติงาน มักมีความต้องการสารสนเทศเฉพาะด้านที่ทำงานอยู่ในปัจจุบัน
การใช้สารสนเทศของผู้บริหารในระดับต่างๆ ก็เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ ซึ่งสามารถแบ่งประเภทของการตัดสินใจออกได้ 3 ประเภท คือ
1. การตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (Structure Decision) เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับงานที่ทำเป็นประจำ (Routine) มักมีหลักเกณฑ์และขั้นตอนในการแก้ไขปัญหาที่กำหนดขึ้นอย่างชัดเจน
2. การตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง (Unstructured Decision) เป็นการตัดสินใจกับงานที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำ ไม่สามารถคาดการณ์ได้ล่วงหน้า จะเกี่ยวข้องกับปัจจัยภายนอกองค์กร
3. การตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง (Semi-structured Decision) เป็นการตัดสินใจที่อยู่ระหว่างการดัดสินใจแบบที่ 1 และแบบที่ 2
ระดับผู้บริหารในองค์กร ( Manager Level ) แบ่งได้ 3 ระดับ ดังนี้
บทที่ 2 ระบบสารสนเทศและการประยุกต์ใช้งาน
1. ผู้บริหารระดับสูง (Top Manager) ดูแลกำหนดทิศทางขององค์กร ด้านวิสัยทัศน์ นโยบาย เป็นการวางแผนในระยะยาว จะใช้การตัดสินใจในระดับกลยุทธ์ (Strategic planning )
2. ผู้บริหารระดับกลาง ( Middle Manager ) รับนโยบายจากผู้บริหารระดับสูงมาวางแผน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ จะใช้การตัดสินใจในระดับยุทธวิธี (Practical planning )
3. ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operational Manager) รับผิดชอบดูแลควบคุมด้านการปฏิบัติงานรายวัน โดยรับแผนปฏิบัติมาจากผู้บริหารระดับกลาง จะใช้การตัดสินใจระดับปฏิบัติการ (Operational planning )
*บทบาทการตัดสินใจของผู้บริหารเป็นจุดสำคัญสำหรับองค์กร ดังนั้นผู้บริหารจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่ช่วยในการวางแผนและตัดสินใจสำหรับปัญหารูปแบบต่าง ๆ เครื่องมือนั้นคือ "สารสนเทศที่ถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็ว"
ประเภทของระบบสารสนเทศ
1. ระบบประมวลผลรายการ (TPS) ช่วยให้ผู้บริหารทำการตัดสินใจในการปฏิบัติงาน ซึ่งหมายถึง การเปลี่ยนแปลงข้อมูลในกิจกรรมต่างๆ ขององค์กร โดยจะใช้ระบบคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือช่วยในการประมวลผลเพื่อความรวดเร็วในการปฏิบัติงาน
2. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (OAS) เป็นระบบที่ออกแบบขึ้นเพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนใหญ่เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่างๆ ของสำนักงาน เพื่อประโยชน์ในการใช้งาน ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) เป็นระบบที่สนับสนุนให้การทำงานสำนักงานของผู้บริหารทั้ง 3 ระดับ โดยเน้นการเตรียมรายงานสรุปให้กับผู้บริหารระดับต่างๆ สารสนเทศที่ได้รับมักมาจากระบบ TPS นำมาสรุปให้อยู่ในรูปของรายงาน กราฟ ง่ายต่อการวิเคราะห์ พิจารณา เพื่อให้ผู้บริหารใช้วางแผนและกำหนดนโยบายต่อไป เช่น การรายงานยอดขาย เป็นต้น
ลักษณะของระบบ MIS ที่ดี
· สนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
· ใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ ในองค์การ
· ช่วยให้ผู้บริการระดับต้น ระดับกลาง ระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามต้องการ
· มีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
· ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูลและจำกัดการใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
4. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS ) เป็นระบบที่พัฒนามาจาระบบ MIS เนื่องจากในบางกรณีองค์ประกอบในการตัดสินใจมีความซับซ้อนมากเกินกว่าความสามารถในการประมวลผลของมนุษย์ ที่จะประมวลผลได้อย่างถูกต้องจึงทำให้เกิดระบบ DSS ซึ่งเป็นระบบที่สามารถกำหนดทางเลือกให้ผู้บริหาร เป็นระบบที่สามารถโต้ตอบได้ นอกจากนี้ยังมีโมเดลในการวางแผนตัดสินใจและการทำนาย ข้อมูลที่ใช้มักได้มาจากระบบ TPS, MIS และข้อมูลภายนอกองค์กร
5. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (ESS ) เป็นระบบ DSS ที่ออกแบบให้ใช้เฉพาะกับผู้บริหารระดับสูง เป็นระบบที่เข้ามาช่วยให้ข้อมูล ข่าวสาร การนำเสนอสารสนเทศ ระบบสามารถโต้ตอบกันระหว่างผู้ใช้กับระบบ ทำให้ใช้งานได้สะดวก ข้อมูลที่ใช้มาทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร นำมาสรุปให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถตรวจสอบได้
6. ระบบผู้เชี่ยวชาญและปัญญาประดิษฐ์ (ES & AI) เป็นระบบที่รวบรวมความรู้ในสาขาต่างๆ ของผู้เชี่ยวชาญไว้ในอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ เพื่อจุดมุ่งหมายในการวิเคราะห์หาเหตุผลของผู้เชี่ยวชาญ เช่น ระบบินิจฉัยโรคด้วยคอมพิวเตอร์ การประยุกต์ใช้งาน AI มี 4 ระบบ คือ
1. ระบบผู้เชี่ยวชาญ
2. ภาษาธรรมชาติ
3. ความสามารถในการจำลองประสาทสัมผัสของมนุษย์
4. ศาสตร์ด้านหุ่นยนต์
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในทางธุรกิจ
1. การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Commerce) คือ การทำธุรกิจผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยอาศัยบริการ EDI และ E-mail ซึ่งเป็นบริการที่อาศัยระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ข้อดีของการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ การซื้อสินค้าได้โดยไม่ต้องเบียดเสียดกับผู้คน สามารถซื้อสินค้าได้ตลอดเวลาที่ต้องการ และสามารถซื้อสินค้าได้ทุกทีไม่ว่าจะอยู่ที่บ้านหรือที่ทำงาน
2. การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Data Interchange : EDI) คือ การสื่อสารข้อมูลในรูปแบบมาตรฐานหรือรูปแบบที่ได้รับการยอมรับจากกลุ่มผู้แลกเปลี่ยนข้อมูล เพื่อนำไปดำเนินการทางธุรกิจ โดยส่งผ่านเครือข่ายสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ ดาวเทียม เป็นต้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์อย่างมากในการทำการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ เพราะช่วยลดค่าใช้จ่าย ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง และรวดเร็ว
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น